Standard ESRS S1 - jak raportować własne zasoby pracownicze?
6 września 2024
ESRS S1, to standard tematyczny, którego elementy będą musiały zaraportować firmy, które w badaniu podwójnej istotności zdefiniują poszczególne kwestie związane z własnymi zasobami pracowniczymi (ang. own workforce) jako temat dla siebie istotny.
Jaki jest cel standardu ESRS S1?
Celem standardu jest określenie, jakie informacje firma powinna ujawniać, aby zrozumieć wpływ firmy na pracowników oraz związane z tym ryzyka i szanse. Dotyczy to zarówno pozytywnych, jak i negatywnych wpływów, obecnych i przyszłych. Standard wymaga przedstawienia działań firmy zapobiegających negatywnym wpływom, ich łagodzenia lub usuwania oraz wyników tych działań. Należy wyjaśnić główne ryzyka i szanse związane z wpływem na pracowników oraz zarządzanie nimi, a także finansowe skutki dla firmy w krótkim, średnim i długim okresie. Ponadto, zgodnie ze standardem firmy muszą opisać w jakim stopniu przestrzegają międzynarodowych i europejskich instrumentów oraz konwencji dotyczących praw człowieka.
Własne zasoby pracownicze - czyli właściwie kto?
Jako własne zasoby pracownicze rozumie się zarówno osoby pozostające w stosunku pracy z firmą raportującą („pracownicy”), jak i osoby niebędące pracownikami, związane z firmą umowami dotyczącymi świadczenia pracy („osoby samozatrudnione”) albo zapewnione przez przedsiębiorstwa prowadzące głównie „działalność związaną z zatrudnieniem” (np. agencje pracy).
Dodatek A podaje przykłady osób, które wchodzą w zakres definicji „własnych zasobów pracowniczych”:
(a) przykłady wykonawców (osób samozatrudnionych) stanowiących własnych pracowników jednostki:
i. wykonawcy zatrudnieni przez jednostkę do wykonania pracy, która w innym przypadku byłaby wykonywana przez pracownika;
ii. wykonawcy zatrudnieni przez jednostkę do wykonania pracy w obszarze publicznym (np. na drodze, na ulicy);
iii. wykonawcy zatrudnieni przez jednostkę do wykonania pracy lub świadczenia usług bezpośrednio w miejscu pracy klienta jednostki.
(b) przykłady osób zatrudnionych przez osobę trzecią prowadzącą „działalność związaną z zatrudnieniem” obejmują osoby, które wykonują tę samą pracę, co pracownicy, takie jak:
i. osoby, które zastępują pracowników czasowo nieobecnych (z powodu choroby, urlopu, urlopu rodzicielskiego lub ze względów rodzinnych itp.);
ii. osoby wykonujące pracę dodatkową w stosunku do regularnych pracowników;
iii. osoby oddelegowane tymczasowo z innego państwa członkowskiego UE do pracy na rzecz jednostki („pracownicy delegowani”).
Z jakich elementów składa się standard ESRS S1?
1. Strategia:
1.1. Informacje związane z ESRS 2 SBM-2 – Interesy i opinie zainteresowanych stron
1.2. Informacje związane z ESRS 2 SBM-3 – Istotne wpływy, ryzyka i szanse oraz ich wzajemne związki ze strategią i z modelem biznesowym
2. Zarządzanie oddziaływaniem, ryzykiem i możliwościami:
2.1. S1-1 – Polityki związane z własnymi zasobami pracowniczymi
2.2. S1-2 – Procedury współpracy z własnymi zasobami pracowniczymi i przedstawicielami pracowników w kwestiach wpływów
2.3. S1-3 – Procesy naprawy skutków negatywnych wpływów i kanały zgłaszania wątpliwości przez własne zasoby pracownicze
2.4. S1-4 – Podejmowanie działań dotyczących istotnych wpływów na własne zasoby pracownicze oraz stosowanie podejść służących zarządzaniu istotnymi ryzykami i wykorzystywaniu istotnych szans związanych z własnymi zasobami pracowniczymi oraz skuteczność tych działań
3. Mierniki i cele:
3.1. S1-5 – Cele dotyczące zarządzania istotnymi negatywnymi wpływami, zwiększania pozytywnych wpływów i zarządzania istotnymi ryzykami i szansami
3.2. S1-6 – Charakterystyka pracowników jednostki
3.3. S1-7 – Charakterystyka osób niebędących pracownikami stanowiących własne zasoby pracownicze jednostki
3.4. S1-8 – Zakres rokowań zbiorowych i dialogu społecznego
3.5. S1-9 – Wskaźniki różnorodności
3.6. S1-10 – Adekwatna płaca
3.7. S1-11 – Ochrona socjalna
3.8. S1-12 – Osoby z niepełnosprawnościami
3.9. S1-13 – Mierniki dotyczące szkoleń i rozwoju umiejętności
3.10. S1-14 – Mierniki bezpieczeństwa i higieny pracy
3.11. S1-15 – Mierniki równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
3.12. S1-16 – Mierniki wynagrodzeń (luka płacowa i całkowite wynagrodzenie)
3.13. S1-17 – Incydenty, skargi i poważne wpływy na przestrzeganie praw człowieka
Oraz Dodatek A, który jest obowiązkowym elementem standardów i ma taką samą moc obowiązywania jak pozostałe wymogi. Dodatek uzupełnia wymogi dotyczące ujawniania informacji i należy go stosować razem z tymi wymogami.
Jakie informacje ujawnić w poszczególnych rozdziałach standardu?
Strategia
Informacje związane z ESRS 2 SBM-2 – Interesy i opinie zainteresowanych stron
- Informacje w jaki sposób, interesy, poglądy i prawa osób należących do grona własnych zasobów pracowniczych wpływają na strategię i model biznesowy.
Informacje związane z ESRS 2 SBM-3 – Istotne wpływy, ryzyka i szanse oraz ich wzajemne związki ze strategią i z modelem biznesowym
- Opis uwzględnienia wpływu na osoby należące do grona własnych zasobów pracowniczych oraz powiązania ze strategią i modelem biznesowym.
- Opis związku między ryzkami i szansami dla firmy wynikającymi z wpływu firmy na osoby należące do grona własnych zasobów pracowniczych.
S1-1 Polityki związane z własnymi zasobami pracowniczymi
- Opis polityk w celu zarządzania istotnymi wpływami na własne zasoby pracownicze, a także związanymi z nimi istotnymi ryzykami i istotnymi szansami.
- Opis polityk powinien być zgodny z wymogami ESRS 2 MDR-P Polityki przyjęte w celu zarządzania istotnymi kwestiami związanymi ze zrównoważonym rozwojem.
- Informacje na temat odniesienia w politykach do praw człowieka, w tym kwestii handlu ludźmi, pracy przymusowej lub obowiązkowej oraz pracy dzieci.
- Informacja czy firma posiada politykę zapobiegania wypadkom przy pracy lub system zarządzania nimi.
- Informacja czy firma posiada i opis polityk dotyczących dyskryminacji, promowania równości szans i innych sposobów zwiększania różnorodności i włączenia społecznego.
S1-2 Procedury współpracy z własnymi zasobami pracowniczymi i przedstawicielami pracowników w kwestiach wpływów
- Opis procedur współpracy z osobami należącymi do grona własnych zasobów pracowniczych i przedstawicielami pracowników w zakresie wpływu na własne zasoby pracownicze.
- Sposób, w jaki firma współpracuje z osobami należącymi do grona własnych zasobów pracowniczych oraz przedstawicielami pracowników w zakresie wpływów, które ich dotyczą lub mogą ich dotyczyć.
- Informacja czy i w jaki sposób opinie osób należących do grona własnych zasobów pracowniczych są uwzględniane w procesach decyzyjnych firmy.
S1-3 Procesy niwelowania negatywnych oddziaływań i kanały zgłaszania problemów przez własne zasoby pracownicze
- Opis procesów wdrożonych przez firmę w celu zniwelowania negatywnych wpływów na osoby należące do grona własnych zasobów pracowniczych.
- Informacja na temat dostępnych dla własnych zasobów pracowniczych kanałów zgłaszania problemów.
- Informacja na temat mechanizmu rozpatrywania skarg w kwestiach pracowniczych.
- Opis sposobu prowadzenia działań następnych wobec zgłoszonych problemów.
S1-4 – Podejmowanie działań dotyczących istotnych wpływów na własne zasoby pracownicze oraz stosowanie podejść służących zarządzaniu istotnymi ryzykami i wykorzystywaniu istotnych szans związanych z własnymi zasobami pracowniczymi oraz skuteczność tych działań
- Opis sposobu, w jaki firma podejmuje działania mające na celu zapobieganie negatywnych wpływów na własne zasoby pracownicze, łagodzenia i niwelowania tych wpływów.
- Opis pozytywnego wpływu na własnych pracowników.
- Opis uwzględnienia ryzyk i szans przez firmę związanych z własnymi zasobami pracowniczymi.
- Opis działań dotyczących własnych pracowników musi być zgodny z wymogami w ESRS 2 MDR-A Działania i zasoby w odniesieniu do istotnych kwestii związanych ze zrównoważonym rozwojem.
Mierniki i cele
S2-5 – Cele dotyczące zarządzania istotnymi negatywnymi wpływami, zwiększania pozytywnych wpływów i zarządzania istotnymi ryzykami i szansam
- Opis celów dotyczących zmniejszenia negatywnego wpływu na własnych pracowników.
- Opis celów dotyczących zwiększania pozytywnego wpływu na własnych pracowników.
- Opis celów związanych z zarządzaniem ryzykami i szansami w odniesieniu do własnych pracowników.
- Opis celów dotyczących własnych pracowników musi być zgodny z ESRS 2 MDR-T.
S1-6 – Charakterystyka pracowników jednostki
- Opis głównych cech pracowników stanowiących własnych pracowników firmy.
- Liczba zatrudnionych pracowników w odpowiednich podziałach.
- W tym ujawnieniu należy uwzględnić przedstawienie liczby pracowników w tabelach zawartych w dodatku A.
S1-7 – Charakterystyka osób niebędących pracownikami stanowiących własne zasoby pracownicze jednostki
Osoby niebędące pracownikami a stanowiące własnych pracowników firmy to osoby związane z firmą umowami dotyczącymi świadczenia pracy („osoby samozatrudnione”) oraz osoby zapewnione przez firmy prowadzące głównie „działalność związaną z zatrudnieniem” czyli np. agencje pracy.
- Opis głównych cech osób niebędących pracownikami stanowiących własnych pracowników.
- Liczba osób niebędących pracownikami w odpowiednich podziałach.
S1-8 – Zakres rokowań zbiorowych i dialogu społecznego
- Informacje w jakim stopniu warunki pracy i zatrudnienia pracowników są wynikiem ustaleń w ramach układów zbiorowych pracy lub podlegają wpływowi tych układów.
- Zakres układów zbiorowych pracy i dialogu społecznego w odniesieniu do własnych pracowników firmy.
S1-9 – Mierniki różnorodności
- Informacje na temat rozkładu płci w kadrze kierowniczej najwyższego szczebla pracowników.
- Struktura wiekowa pracowników.
S1-10 – Adekwatna płaca
- Informacja czy pracownicy otrzymują adekwatne płace zgodnie z mającymi zastosowanie wskaźnikami referencyjnymi.
S1-11 – Ochrona socjalna
- Informacja czy pracownicy są objęci ochroną socjalną przed utratą dochodów z powodu poważnych zdarzeń życiowych.
S1-12 – Osoby z niepełnosprawnościami
- Odsetek osób z niepełnosprawnościami wśród swoich pracowników z zastrzeżeniem ograniczeń prawnych dotyczących gromadzenia danych.
S1-13 – Mierniki dotyczące szkoleń i rozwoju umiejętności
- Zakres, w jakim pracownikom zapewniane są szkolenia i rozwój umiejętności.
- Informacje na temat działań związanych ze szkoleniami i rozwojem umiejętności.
- Odsetek pracowników, którzy uczestniczyli w regularnych przeglądach wyników i rozwoju kariery.
- Średnia liczba godzin szkoleń na pracownika.
S1-14 – Mierniki bezpieczeństwa i higieny pracy
- Stopień, w jakim właśni pracownicy są objęci systemem zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
- Liczba incydentów dotyczących urazów związanych z pracą, złego stanu zdrowia i ofiar śmiertelnych wśród własnych pracowników.
- Liczba ofiar śmiertelnych w wyniku urazów związanych z pracą i złego stanu zdrowia związanego z pracą w odniesieniu do innych pracowników pracujących w lokalizacjach firmy.
S1-15 – Mierniki równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
- Zakres, w jakim pracownicy są uprawnieni do urlopu ze względów rodzinnych i z niego korzystają.
- Informacje na temat rzeczywistych praktyk stosowanych wśród pracowników w zakresie korzystania z urlopu ze względów rodzinnych w sposób sprawiedliwy pod względem równouprawnienia płci.
- Odsetek pracowników uprawnionych do korzystania z urlopu ze względów rodzinnych.
- Odsetek uprawnionych pracowników, którzy skorzystali z urlopu ze względów rodzinnych.
S1-16 – Mierniki wynagrodzeń (luka płacowa i całkowite wynagrodzenie)
- Dysproporcja płacowa między pracownikami płci żeńskiej i męskiej w ujęciu procentowym (luka płacowa).
- Stosunek wynagrodzenia najlepiej zarabiającej osoby do mediany wynagrodzenia pracowników (całkowite wynagrodzenie).
S1-17 – Incydenty, skargi i poważne oddziaływania na przestrzeganie praw człowieka
- Informacja na temat liczby incydentów lub skarg związanych z pracą oraz poważnych oddziaływań na przestrzeganie praw człowieka wśród własnych pracowników.
- Informacja na temat wszelkich związanych z tym istotnych grzywien, sankcji lub odszkodowań za okres sprawozdawczy.
Kogo dotyczy odroczenie raportowania standardu?
Zgodnie z Dodatkiem C firmy nieprzekraczające w dniu bilansowym średniej liczby 750 pracowników w roku obrotowym (w stosownych przypadkach w ujęciu skonsolidowanym) będą mogły pominąć wszystkie informacje określone w wymogach dotyczących ujawniania informacji ESRS S1 w pierwszym roku sporządzania oświadczenia dotyczącego zrównoważonego rozwoju.
Pamiętajmy jednak, że to jest możliwość, którą daje standard i firmy nie będą musiały z tego korzystać. W przypadku pozostałych firm, będą mogły one skorzystać z takiego prawa w przypadku ujawnień od S1-7 do S1-15.
Pomimo możliwości odroczenia ujawnienia w czasie i tak warto podjąć próbę ujawnienia poszczególnych elementów już w pierwszym roku obowiązku raportowania przez naszą firmę. Może to pomóc zidentyfikować luki w braku polityk czy posiadanych danych. Co pozwoli na uzupełnienia do momentu obowiązkowego zaraportowania ujawnień w zakresie ESRS S1 (w przypadku tematów dla nas istotnych).
Cały tekst rozporządzenia w polskiej wersji znajdziesz tutaj.
| Artykuł powstał we współpracy z:
|